Durante años, la gestión de las instrucciones de uso se ha tratado como un problema de impresión, almacenamiento y distribución: un documento que hay que preparar, aprobar, imprimir, insertar en el paquete y actualizar cuando sea necesario.
Pero para las empresas que operan en sectores regulados, el problema real es más concreto: reducir el uso de papel y los costes recurrentes sin perder el control, la trazabilidad y el cumplimiento de la documentación.
Scan & Care es precisamente la solución para esa necesidad: un portal SaaS diseñado para ayudar a las empresas farmacéuticas, cosméticas y de dispositivos médicos a publicar, actualizar y gestionar instrucciones de uso, folletos y manuales digitales de forma más eficiente, sostenible, trazable y en consonancia con la normativa del sector.
El coste oculto de la impresión en papel
Cada folleto o manual impreso cuesta aproximadamente entre 0,01 € y 0,10 € por copia, dependiendo del formato, la cantidad, los idiomas y el proveedor. El coste unitario tiende a disminuir a medida que aumenta el volumen, pero ninguna empresa imprime solo una copia: imprime para cada producto, cada lote, cada mercado y cada actualización.
Incluso cuando el costo unitario disminuye, el costo total sigue siendo significativo: se acumula en función de los productos, los lotes, los mercados y las actualizaciones. El costo real del papel no se limita a la impresión, sino que también incluye las reimpresiones, las copias que quedan obsoletas, las actualizaciones normativas, los idiomas, los mercados, la logística, el embalaje y el tiempo interno dedicado a su gestión.
Calcula tu coste anual de papel
Introduzca las cifras indicativas de su empresa para hacerse una idea del coste recurrente de impresión de manuales de instrucciones, folletos y guías en papel.
Simulación indicativa basada en las cifras introducidas (paquetes × coste por ejemplar × productos × idiomas × (1 + reimpresiones adicionales anuales)). Esto no es un presupuesto.
No es un PDF en línea. Un sistema controlado detrás del código QR.
Publicar un folleto en línea sin más conlleva el riesgo de simplemente trasladar el problema: del papel a un PDF alojado en algún servidor, con un enlace para mantenerlo actualizado y la duda de que alguien esté leyendo la versión incorrecta. Para una empresa regulada, la clave no es solo reducir el uso de papel, sino reducirlo manteniendo el control, la trazabilidad y el cumplimiento de la documentación.
Cargar y gestionar el documento
Cada manual de instrucciones, folleto o guía se carga, se versiona y se gestiona dentro del portal, en lugar de quedar disperso en un archivo aleatorio.
Generar el código QR vinculado
El código QR impreso en el paquete no apunta a un archivo estático: apunta a un punto de acceso controlado para la documentación correcta y actualizada.
Actualizar sin reimprimir todo
Cuando se modifica un IFU (Instrucciones de Uso), se actualiza el documento en el portal manteniendo el orden, las versiones y la trazabilidad, sin necesidad de reimprimir todo el lote.
Un portal SaaS, no un proyecto a largo plazo.
Empezar no requiere un proyecto largo ni costoso. Scan & Care permite la incorporación de usuarios de forma autónoma: crea tu usuario, registra tus primeros productos, sube la documentación, genera códigos QR y comprueba al instante cómo funciona la transición del papel al formato digital.
Incorporación mediante autoservicio
Crea tu usuario y empieza a trabajar por tu cuenta, sin esperas ni proyectos de configuración.
Registro de productos
Registre sus productos y adjunte la documentación correcta a cada uno de ellos.
Carga de documentos
Suba las instrucciones de uso, folletos y manuales, incluyendo varios idiomas por producto.
Generación de código QR
Genera el código QR vinculado al documento correcto, listo para el paquete.
Gestión multilingüe
Gestiona las versiones y los idiomas de los documentos desde un único entorno.
Plan gratuito de 12 meses
Gratis durante 12 meses, hasta 5 productos, con documentación multilingüe en hasta 5 idiomas por producto.
Al cabo de 12 meses, puedes pasarte a un plan de pago para mantener activas y en funcionamiento tus instrucciones de uso publicadas.
Gratis vs. De pago: pruébalo y luego amplíalo.
El plan gratuito permite validar el flujo operativo en un primer entorno real. El plan de pago está pensado para la continuidad operativa y el uso profesional a gran escala, e incluye la documentación de validación.
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12 meses de uso gratuito
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Incorporación mediante autoservicio
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5
Productos manejables
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5
Idiomas por producto
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Generación de código QR
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Pruebe el flujo de operación real
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Documentos de validación no incluidos
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Continuidad operativa para las instrucciones de uso publicadas.
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Más productos, documentos e idiomas según el plan.
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Uso profesional a gran escala
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Documentos de validación disponibles en el portal
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Mayor apoyo para las necesidades de calidad, regulación y auditoría.
Los documentos de validación exigidos por los organismos notificados u otras autoridades solo están disponibles en el portal para los usuarios con planes de pago.
Diseñado para entornos regulados
Cumplimiento
Un entorno digital diseñado para procesos regulados y el cumplimiento de la documentación del sector.
- Diseñado para procesos regulados y trazabilidad de documentos.
- Adecuado para las necesidades de las empresas farmacéuticas, cosméticas y de dispositivos médicos.
- Control de versiones y gobernanza de las actualizaciones de documentos
Trazabilidad
Todos los documentos publicados permanecen vinculados, actualizables y rastreables a lo largo del tiempo.
- Acceso controlado a la documentación
- Historial de versiones publicadas
- El código QR siempre está vinculado a la versión correcta.
Sostenibilidad
Menos papel impreso significa menos residuos y un menor impacto ambiental.
- Menos papel, menos reimpresiones y copias obsoletas.
- Menos logística y embalaje relacionados con el papel.
- Menos trabajo manual en cada actualización.
La prueba más útil es el portal en funcionamiento.
Para cualquiera que gestione documentación regulada, la prueba más convincente no es una frase pegadiza: es ver que el proceso funciona en la práctica.
- El portal está activo y listo para usar.
- Producto registrado de forma independiente
- Código QR generado y vinculado al documento.
- Instrucciones de uso disponibles en varios idiomas para el mismo producto.
- Costes de papel evitables, calculables ahora mismo.
- Documentos de validación disponibles para usuarios de pago.
¿Por qué investigarlo ahora y no después?
Posponerlo no significa quedarse de brazos cruzados. Significa seguir asumiendo el mismo coste en cada nueva producción, en cada nuevo lote, en cada nuevo idioma, en cada actualización de documentos.
El momento adecuado para evaluar Scan & Care no es cuando el proceso ya se ha vuelto inmanejable, sino antes de la próxima actualización importante, antes de la próxima reimpresión significativa, antes del próximo lote.
Preguntas frecuentes
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¿Puedo empezar sin comprar nada de inmediato?Sí. El plan gratuito te permite empezar por tu cuenta durante 12 meses, gestionando hasta 5 productos con documentación multilingüe en hasta 5 idiomas por producto.
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¿Qué sucede después de los 12 meses?Al cabo de 12 meses, si desea mantener activas y funcionando sus instrucciones de uso publicadas, puede pasarse a un plan de pago.
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¿Scan & Care reemplaza por completo el folleto impreso?Depende del sector, el producto, el mercado y los requisitos aplicables. Scan & Care permite la gestión digital controlada de instrucciones de uso, folletos y manuales accesibles mediante código QR, en un entorno diseñado para procesos regulados.
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¿Por qué no basta con subir un PDF a un sitio web?Porque el problema no es solo poner un archivo a disposición. El problema radica en gestionar el control de versiones, el acceso, las actualizaciones, la trazabilidad y la coherencia de los documentos a lo largo del tiempo.
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¿Cuál es la diferencia entre un código QR normal y Scan & Care?Un código QR normal es solo un enlace. Con Scan & Care, el código QR se conecta a un sistema de publicación y gestión de documentos que usted puede actualizar y controlar.
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¿Cuánto puedo ahorrar?Depende del volumen de impresión, el coste unitario, los productos, los idiomas, los mercados, las actualizaciones y las reimpresiones. Un folleto puede costar, aproximadamente, entre 0,01 € y 0,10 € por ejemplar: utilice la calculadora de arriba para hacerse una idea del coste actual de su empresa.
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¿Los documentos de validación están incluidos en el plan gratuito?No. Los documentos de validación requeridos por los organismos notificados u otras autoridades están disponibles en el portal para los usuarios con planes de pago.
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¿Es adecuado para empresas farmacéuticas, cosméticas y de dispositivos médicos?Sí. Scan & Care está diseñado para empresas farmacéuticas, cosméticas y de dispositivos médicos que gestionan documentación en contextos regulados.
No tienes que comprar por confianza.
Con el plan gratuito de 12 meses, puedes acceder al portal, crear tu usuario, registrar hasta 5 productos, subir instrucciones de uso o documentos multilingües (hasta 5 idiomas por producto) y generar códigos QR. Podrás probar el flujo de trabajo real, ver cómo funciona la publicación digital y evaluar su impacto en la gestión del papel antes de tomar una decisión importante.
Comienza con el plan gratuito de 12 meses.
Registre sus primeros 5 productos, cargue las instrucciones de uso en varios idiomas, genere códigos QR y decida si imprimir todo sigue siendo la opción más eficiente para su empresa.
Comienza gratis durante 12 meses.